作者 ｜ 曹将
来源 ｜ 曹将
分享一些关于时间管理的思考，同时给出建议，拿来即用。希望对你有帮助。
在我刚转岗人力的时候，因为要策划人才发展项目，所以有机会跟一些资深顾问交流。
一个问题是：怎么评价准备度？也就是怎么评价一个人是否可以往上一个层次发展？
在我过往粗浅的理解里，一定是他已经在能力、经历等层面，已经 100% 匹配，走马上任后马上就能做出成绩。
顾问说，这当然是最好的情况；但是，如果按照这个标准，你永远无法找到最合适的人。一方面，环境会变，挑战会变，对能力的要求也肯定会与时俱进；另一方面，没有一个人会完美地为某个岗位而存在。——所以，只能根据岗位画像，找到大致合适的人。
「大致合适，就已经很好了。」
这是选人的逻辑，其实也是做事的逻辑。
比如要做一个设计，有的人想的是先学习设计的基础理论，然后再掌握软件操作，胸有成竹时再行动。但是，这样做的结果是，很可能学到一半的时候，你已经有点不耐烦，甚至因为对某个概念不理解而半途而废。
所以，更好的方法是，先在抖音或小红书上了解用什么软件，如何快速操作，然后马上就开干。可能觉得不好，再去找好的案例参考；可能觉得软件某个功能不会，再去找技巧。最后，也学会了，也做到了。
「大致可以启动了，就可以开始了。」
多说一句，如果你总想着什么都准备好再行动，很多机会会与你失之交臂。
大一时候，学校校报记者团招新。因为里面有很多厉害的学长学姐，所以大家都很想加入。一位文字能力很强的同学本想报名，但是他犹豫了，最后选择了放弃。我问为什么，他说，感觉自己还没准备好，想用大一一年的时间进行个人储备。后来，他确实是储备了。但是等到大二，他落选了。因为这个组织更偏好招募大一的新生。
机会来的时候，你总以为它还会再来。可是，很多时候它只有一次机会。
一个相关的小建议：
日常提前积累一些工作的素材，等到工作来了就马上用上。比如年初预计年中要做一场大型活动，那么就可以提前找找其他公司的活动方案，制作一份「大型活动锦囊」。
读书时候的寒暑假，总会背很多书回家，甚至还会去新华书店买一些练习册，准备趁假期奋发图强。
结果呢？这些书在桌上待了几十天，有些甚至都没拆封，表面都积灰了。
刚工作的时候也类似，年初在工作表里写十多个目标，每周也会列各种计划，总想贪多，结果没有重点，一团乱麻。
一个前辈说得特别好：想想写简历，能写好三四个重点项目就好了。
在个人能力中，有一个叫做「确定轻重缓急」：把自己和他人的时间花在重要的事情上，迅速把精力集中在少数几件关键事情上，很快判断出哪些是实现目标的助力或阻力，清除障碍，确定重点。
你的精力有限，所以要聚焦好那几件事。
那基础工作就不做了吗？不是。基础工作是你所在岗位存在的底线，或者说是基本盘。就比如说运营公众号，如果不坚持定期更新，那大家后续就会忘了它的存在。但我也要思考每年要出几篇「大稿」，或者带来更大的流量，或者让自己觉得我还不错。
⠀两个相关小建议：
1.微信收到消息，如果不是特别紧急，设置一个提醒，晚点再回复。
2.拒绝双线程工作，特别是两个不相关的工作。因为大脑在切换工作时，会有注意力的损耗。
我以前有个误区，就是觉得要做好时间管理，就必须填满所有的时间。
走路的时候要听书，上厕所的时候要看新闻，在家休闲的时候也要找点事情做。似乎只有让自己忙起来，才算是过好了每一天。
后来我发现这有个巨大的问题：神经一直是紧绷状态。
时间久了，反而会产生一种极端的报复情绪，比如刻意地去玩游戏，刻意地去喝酒，刻意地煲剧。更可怕的是，情绪也变得很悲观。
如果你有关注我去年上半年的文章，底色都是一种莫名的绝望。我会放大外部环境，放大每一次受挫，然后把自己包装成一个受害者。
今年春节，我看了一本书《慢一点也没关系》，里面提到：
耶鲁大学的一项研究表明，慢性压力可能会导致突触功能的丧失。
突触功能的丧失还会损害大脑中的灰质，尤其会影响负责重要认知和情感任务的网络，做决策、做计划、调节社会行为和控制冲动的区域都会受到影响。
在慢性压力下，你会像无头苍蝇一样到处乱窜，无法管控好自己激动的情绪。
后来，我开始让自己没那么「忙」，去接触很多新东西，比如去参加电影的提前看片会，去折腾家里装修的事，去跟保洁阿姨聊、跟蔚来的道服专员聊、去跟某旅游公司的创始人聊，去看一些展览。当自己慢下来后，我发现工作其实并没有耽误，而自己的状态也回归正常。
所以，在 2024 年的每日模板里，我专门加了一个栏目，叫做：大脑放松。
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一个相关的小建议：
每天留一点时间，给自己一点休息的空间。
误区 4 ：在哪里工作效率都一样。
去年做培训策划时，我们做了一个尝试，在学员研讨时，把桌子撤掉，只留下椅子。
就这一个转变，化学作用就出现了：更少的学员玩手机。
因为在这样的环境里，一个人拿出手机，就会特别明显；此时其他人在讨论，自己不参与也会更有压力。
↑ 撤掉桌子
在今年做培训时，我们又做了一个转变，以前研讨一个小组一个房间，今年则是多个小组一个房间。
讨论的氛围竟然变得更好了。
不会互相影响吗？会有一点。但更多的是，我的小组可能想懈怠了，但听到其他小组还在激烈的讨论，我们也不能放松！
有个词叫同辈压力( peer pressure )，指的是同辈人互相比较中产生的心理压力，同辈人对个人施加影响，会促使个人改变其态度、价值观或行为使其遵守团体准则。在特定的场合里，我们会因为他人改变自己的行为方式。
对个人来说，环境也可以改变我们的效率。
比如准备考研的时候，在专门的考研自习室里，你就是会更有动力，因为空气中都有一股狠劲的味道；比如你在卧室里看书，看着看着就容易倒下睡着。
所以，重塑环境，可以释放更大的生产力。
三个相关的小建议：
1.在家工作和学习，最好有个独立的空间。
2.保持工位的整洁，让你每天一坐下就可以马上开工。
3.保持电脑桌面的整洁，否则看到屏幕上密密麻麻的文件夹，人就会烦乱。
有一段时间我放弃了写计划，因为懒。
结果呢，我特别混乱。这个人找我，我做他的事；那个人找我，我又换一件事。忙了一天，最后发现好像自己的事还没开始，只能加班。
懒的结果是更累。
即使是他人找我的事，我也因为没有安排，导致顾此失彼：到了某个截止日期，突然发现忘了做某个人的事，最后慌张完成，也不尽如人意。
后来，我又回归做计划，每天晚上写下明天要做的事；遇到临时的事，就补充进日程表，加入「其他事务」里，一切又回归井然有序。
人如果失去掌控感，会变得非常焦虑。很多管理者焦虑，就是因为感觉到失控，好像下属不听自己的话，好像业务没有朝正轨发展。所以，他们会开周会，对齐进度；会跟下属做绩效反馈，谈心谈话，让大家心往一处想、力往一处使。
三个相关的小建议：
1.计划虽然赶不上变化，但一定要计划。一旦写下当日要做的事后，人的精神状态就会被调动起来。
2.如果一件事很重要，那就写在便利贴上，贴在工位上看得见的地方。它会督促你去完成，这就是环境的作用。
3.可以试着提前完成工作，比如五天后要提交的材料，计划就写在三天内完成。给自己一点紧迫感，效率反而更高。
有些人是做了十年的工作，有些人是一件工作重复十年。
分享一篇《九段秘书工作法》，看看自己属于哪一段：
假设你是总经理的秘书，当你要准备一场会议时，你会怎么做？
一段秘书：发通知。通过电子邮件或微信发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书：做跟进。发通知之后，再打电话确认参会，保证每个人被及时通知到。
三段秘书：重检查。通知到人后，第二天在会提前 30 分钟再次提醒与会者参会，确定有没有变动，若有人临时有事，立即汇报给总经理。
四段秘书：勤准备。做完以上几步后，测试投影、电脑等工具有无问题。
五段秘书：细准备。完成以上几步后，还会了解这个会议的性质是什么？总经理的议题是什么？然后在征得同意后，给与会者发过去相关资料，供他们参考。
六段秘书：做记录。在五段秘书基础上，还会在会议过程中做好会议记录。
七段秘书：发记录。会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给与会人员，或者其他同事。
八段秘书：定责任。将会议上确定的各项任务，落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份。定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书：做流程。把上述过程做成标准化的“会议流程”，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务模式。
一个相关的小建议：
将每天要做的工作梳理成标准流程，之后的操作就不用再思考，省出时间给有挑战性的任务。⠀
我有个习惯，只接半瓶水。
当我喝完的时候，就会去接个水，顺便修整一下，比如伸个懒腰。
在其他人看来，我看起来工作很不饱和，经常走来走去。但是，这个过程对我来说非常有必要，因为一方面可以调整节奏，这是工作内容层面；另一方面在接水时偶尔可以碰到同事，聊两句心情会更好，这是情绪价值层面。
时间管理不是说要填满每一分钟，而是有节奏地工作。
读书时候的教学设计其实非常科学，学习 45 分钟，休息 10 分钟；中途还有课间操、眼保健操，让我们有更多的调整时间。
六个相关的小建议：
1.如果一天工作内容特别多，那遇到难的就先跳过，保证先完成大部分内容。这类似于考试，先做简单的，把基础分拿到手，再来挑战高分。
2.找到自己的高效时间段，并在这个时间段集中做最重要的事。以我为例，比较高峰的时间段一般是上午 10 点半到 12 点，下午 4 点到 6 点，晚上 10 点到 12 点。
3.不要把时间排得太满，留一点空隙。比如工作间隙利用接水的机会，休息一下，之后反而效率更高。
4.给自己一点纯粹休息的时间。比如我会选择每天晚上冥想 15 分钟，使用的 App 是「潮汐」。在教练的引导下，关注自己的状态，在呼吸之中找回平静。
5.周末在家可以打开「 B 站」，搜索「自习室」，然后跟着直播一起学习。他们一般是按照学校课表铺排学习节奏，你就跟着学，该休息时会有铃声。
6.如果一段时间没有那么忙，也不要停下来。可以学点东西，做一下未来工作的计划和准备。让自己处于适当忙碌的状态，可以更快速地应对新的挑战。
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对于舒适区，还有一个思路就是：把舒适区变成统治区，也就是让自己成为公司里这个领域的专家。比如一位在某公司做信息化的同事说，只要有新的办公软件出现，他就第一时间体验和分析；AI 来了，自己就去学习和掌握操作方法。保证在这家公司里，自己就是最懂信息化的那个人。
一个相关的小建议：
列一个碎片事务清单，比如听一节「得到」的课程、看两页书、写一则日记，然后在碎片时间完成。
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如果你确实忙，应该怎么办？
我们可以把这句话拆解一下：
你
今天下午 5 点
做一份 PPT
我们可以围绕这三个要素进行突破：
你：是不是可以找另一个人帮忙？
今天下午 5 点：是不是可以改成明早？
做一份 PPT ：是不是可以提供一份模板，然后他来制作？或者只做核心页面，其他他来做？
时间管理也是管理他人的时间，以及管理他人的预期。
这看起来是管理他人，但其实也是管理自己的时间。
一个相关的小建议：
最后我们总结一下：
误区 1 ：总想着准备好再行动。→大致可以启动了，就可以开始了。
误区 2 ：总想做好 100 件事，→一年做好三件事就不错了。
误区 3 ：我要填满所有的时间。→每天预留一些时间让大脑放松。
误区 4 ：在哪里工作效率都一样。→在家里给自己预留一个办公空间。
误区 5 ：计划赶不上变化，就没必要做计划了。→每天早上（或前一天晚上）写好当天的计划安排。
误区 6 ：工作做完了就完了。→将工作梳理成流程。
误区 7 ：时间管理就是管理时间。→时间管理也是精力（情绪）管理。
误区 8 ：完成领导交代的事就好了。→每天预留一些时间投资自己。
误区 9 ：我只要有意志力，就能避免拖延症。→拖延症的解法是堵（短期快乐，如短视频）和疏（长线工作拆解为小任务）。
误区 10 ：时间管理只是管好我自己的时间。→管理好他人时间也很重要。
最后送上我喜欢的一句话：岁月本长，忙者自促。